Aufbewahrungsfristen

Jeder Selbständige ist gesetzlich verpflichtet, seine Geschäftsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

Für Privatpersonen gilt dies in der Regel nicht, mit einer Ausnahme.

Mieter und Hausbesitzer sind seit August 2004 gesetzlich verpflichtet, Rechnungen für Arbeiten rund um Haus, Garten oder Wohnung, zwei Jahre lang zu Steuerzwecken aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres der Rechnungsstellung.
Konkret heißt das, wenn Sie Ihre Wohnung renovieren lassen, Reparaturarbeiten am Haus durchführen lassen oder jemanden mit der Gartenpflege beauftragen und eine Rechnung erhalten, müssen Sie diese aufbewahren.

Für alle anderen Belege gilt diese Pflicht nicht. Auch wenn sich zu Hause immer mehr Papier stapelt, sollten Sie dennoch nicht einfach alles entsorgen. Sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie einen Rechnungsbetrag noch einmal zahlen müssen, weil Sie die erste Zahlung nicht mehr nachweisen können.

Bezahlte Rechnungen können Sie vernichten, lediglich Kaufbelege von Waren, bei denen Sie Anspruch auf Garantie haben, sollten Sie erst nach Ablauf der Garantie, in der Regel nach 2 Jahren, entsorgen.

Mieter sollten den Mietvertrag, dazugehörige Änderungen und Übergabeprotokolle bis 3 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses aufbewahren,  die Nebenkostenabrechnung mindestens ein Jahr.

Banken empfehlen, Kontoauszüge 3 Jahre lang aufzubewahren, dann ist die Verjährungsfrist von Alltagsgeschäften abgelaufen. Verjährte Kontoauszüge sollten Sie sicherheitshalber schreddern. Wer sein Konto online führt, sollte die ausgedruckten Kontoauszüge als gültigen Zahlungsnachweis abheften.

Alle Unterlagen, mit denen Sie Ihre Rentenansprüche nachweisen können, sollten Sie lebenslang aufbewahren. Dazu zählen Ausbildungs- und Studienzeiten, Arbeitsverträge und –zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Nachweise zur Sozialversicherung und zum Arbeitslosengeld.

Sämtliche Versicherungsunterlagen sollten generell aufbewahrt werden, so lange die jeweilige Versicherung noch läuft oder bis die Auszahlung erfolgt ist. Bei Kündigung und Neuabschluss einer Versicherung sollten Sie die alten Unterlagen erst dann entsorgen, wenn die neue Versicherung läuft.

Steuerbescheide müssen Sie nicht aufbewahren. Im Streitfall könnten Sie allerdings mit einem alten Steuerbescheid Versicherungszeiten nachweisen.