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Vorplanung – Tun – Nachbereiten |
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Jede Aufgabe, die Sie übernehmen, sei sie nun groß oder klein, erfordert den Dreiklang von Vorplanung – dem Tun und dem Nachbereiten. Fehlt eines der drei, so ist die Aufgabe in sich nicht stimmig abgeschlossen und kann daher auch nicht als vollkommen erledigt angesehen werden. Was meint man damit? Vorplanung: Darunter versteht man das Vorbereiten einer Aufgabe, also das Recherchieren, das Ausarbeiten eines Konzeptes, einer Rede, einer Schulung. Das Zusammenstellen von Unterlagen, das Einholen von Preisen, Angeboten, Lieferbedingungen und so weiter. Je besser die Vorbereitung einer Aufgabe, desto einfacher wird das eigentliche Tun. Erfolg ist also wahrhaftig die Ecke, an der sich Vorbereitung und eine günstige Gelegenheit treffen. Die Vorplanung sollte auch stets schriftlich erfolgen. Dann können Sie neue Ideen, Einfälle, Änderungswünsche immer gleich auf der Vorplanung vermerken. Ich selbst fange Vorplanungen bereits möglichst weit vor dem eigentlichen Tun an, indem ich mir einfach ein Blatt Papier nehme und den Namen der Aufgabe oder des Projektes oben auf das Blatt schreibe. Dann notiere ich mir kurz, was mir dazu schon eingefallen ist und lege es in meine aktuelle Ablagemappe. Diese Ablagemappe beinhaltet mit der Zeit natürlich viele verschiedene Projekte und Aufgaben. Deshalb schaue ich mir die Mappe jeden Tag vor Arbeitsbeginn durch und rufe mir die einzelnen Projekte so immer wieder ins Gedächtnis. Manche Projekte und Aufgaben liegen da schon Monate vor ihrer eigentlichen Verwirklichung. Und immer, wenn ich wieder eine Idee dazu habe, oder sich eine neue Fragestellung dazu ergibt, notiere ich diese auf dem Blatt. So bin ich meistens sehr gut vorbereitet und brauche mich aufgrund der extrem langen Vorplanungsphase kaum anzustrengen, was meiner natürlichen Faulheit sehr entgegenkommt. Auch Hektik habe ich so (fast) gänzlich ausgeschaltet, denn wer sich zum Beispiel seit drei Monaten immer wieder einmal über ein Projekt Gedanken macht, dem ist dann wirklich so ziemlich alles zu diesem Thema eingefallen… Das Chefbuch entstand übrigens ca. 8 Monate lang nur auf einer MindMap, bevor ich mich überhaupt an das eigentliche Schreiben des Buches gemacht habe. Tun: Das eigentliche Erledigen einer Aufgabe sollte jetzt nicht mehr so schwierig und aufwändig sein, denn schließlich sind Sie optimal vorbereitet. Trotzdem ist es wichtig, sich die erforderliche Zeit zu nehmen, die jede Aufgabe nun eben einmal erfordert. Wer in Hektik arbeitet, macht viele Fehler, die im Grunde genommen ganz leicht vermeidbar gewesen wären. Sorgen Sie deshalb dafür, dass jede Ihrer Aufgaben einen angemessenen und ausreichenden Zeitrahmen zur Verfügung hat. Es ist besser, einer Aufgabe 2 Stunden Zeit einzuräumen und in dieser Zeit wirklich fertig zu werden, als ihr nur 1 Stunde Zeit zu gönnen und dann festzustellen, dass es doch nicht ausreicht. Womöglich müssen Sie dann später noch einmal ganz von vorne anfangen oder Sie können Termine nicht einhalten und müssen für Erklärungen und Entschuldigungen zusätzliche Zeit aufwenden. Unter dem Strich ist eine Aufgabe am einfachsten, wenn Sie einmal anfangen und diese dann zur Zufriedenheit aller Beteiligten auch zu Ende bringen können. Nachbereiten: Hier versagen sogar Profis, denn das Nachbereiten eines Projektes erfordert Ihre Disziplin. Warum ist das so? Nun, die Aufgabe ist erledigt, alle sind zufrieden und am liebsten würde man sich nun der nächsten Aufgabe zuwenden. Aber Achtung, es muss auch alles nachbereitet werden. Dazu gehört vielleicht, die gesammelten Erkenntnisse aus dem Kundengespräch schriftlich festzuhalten, damit diese Ihnen später auch noch in Erinnerung sind. Zur Nachbereitung gehört auch das korrekte Schreiben einer Rechnung an den Kunden und/oder die noch versprochenen Änderungen pünktlich nachzuliefern. Ganz allgemein kann man sagen, dass zu wenig nachbereitet wird. Der Alltagsstress steht einer ausführlichen Nachbereitung oft im Weg. Fallen Sie ab heute nicht mehr darauf herein und nehmen Sie sich genügend Zeit, um alles sauber abzulegen und das Projekt vollkommen abzuschließen. Sie werden sehen, dass es effektiv sogar Zeit spart und ein großer Gewinn für Ihr Geschäft ist. |
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