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E-Mails nutzen |
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E-Mails, also elektronische Nachrichten, vereinfachen das Arbeitsleben kolossal, wenn man sie richtig einsetzt… Zunächst einmal zu den Vorteilen von E-Mails: o Sie können eine Nachricht dann schreiben oder beantworten, wenn Ihnen danach ist und brauchen Ihren Gesprächspartner nicht persönlich zu erreichen. o Für Ihren Gesprächspartner gilt natürlich das Gleiche, auch er kann sich an Sie wenden, wann immer er das Bedürfnis hat, ohne dass Sie deshalb persönlich ansprechbar sein müssen. o Sie können E-Mails an (fast) jedem Ort der Welt senden und natürlich auch empfangen. Das geht mittlerweile via Funk sogar mit einem Notebook. o Sie können an eine E-Mail ganze Tabellen, Briefe, Fotos und Bilder anhängen. o E-Mails sind ein sehr schnelles Kommunikationsmittel. o E-Mails kosten fast nichts. Es fallen auch für professionelle Dienste pro Monat meist weniger als 5 Euro an. o E-Mails können Sie leicht archivieren und somit über Jahre hinweg aufbewahren, was besonders für getroffene Vereinbarungen sinnvoll sein kann. o Texte und Bilder in E-Mails können Sie kopieren und so direkt mit Ihren Officeanwendungen weiter bearbeiten, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Die sinnvollsten, weil pflegeleichtesten Programme sind auch hier wieder einmal die von Microsoft®. Ich empfehle daher entweder das kleine und kostenfreie Outlook Express, oder aber (wenn es richtig professionell sein soll) das große Outlook. Beide funktionieren tadellos und arbeiten vor allem mit anderen Officeanwendungen wie Excel, Word oder Powerpoint perfekt zusammen. Natürlich gelten auch für E-Mails einige Regeln, die leider immer wieder übergangen oder sogar bewusst missachtet werden. Deshalb hier noch einmal die Basics: o Für eine E-Mail gelten die gleichen Regeln wie für einen Brief auch… o Man duzt sich also nicht einfach, nur weil man mailt. o Man verwendet eine ordentliche Anrede und spricht den Partner (sofern bekannt) mit seinem Namen an. o Man schreibt nicht einfach alles klein. o Man achtet auf seine Rechtschreibung. Dazu können Sie auch eine automatische Korrektur mitlaufen lassen, die im Hintergrund eventuelle Tipp- und Rechtschreibfehler anzeigt. o Man verwendet für geschäftliche E-Mails keine Klänge, bunten Hintergründe oder grelle Bildschirmschriften. o Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden, die sich alle untereinander kennen, fügen Sie die Adressen unter der Schaltfläche ‚CC’ also als CarbonCopy ein. Dann kann jeder Empfänger sehen, wer die E-Mail außer ihm auch noch erhalten hat. o Kennen sich die Empfänger nicht gegenseitig, müssen Sie auf den Datenschutz achten. Sie dürfen nicht einfach fremden Leuten eine andere E-Mailadresse bekannt geben. Daher verwendet man in solchen Fällen zwingend die Schaltfläche ‚BCC’ also die BlindCarbonCopy. Dann sieht keiner, wer diese Nachricht außer ihm noch erhalten hat. o Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, sollten Sie die Ursprungsnachricht in der E-Mail belassen und Ihre Antwort GANZ OBEN einfügen. Der Empfänger muss dann nicht lange überlegen, um was es geht und braucht auch nicht den ganzen Text durchzuscrollen, um Ihre Antwort zu finden. o Schreiben Sie unter eine E-Mail auch stets Ihre Adresse und wie Sie erreichbar sind, also Ihre Kontaktdaten, so hat es Ihr Partner leichter, Sie zu kontaktieren. o Denken Sie daran, dass eine E-Mail eine weite Reise hinter sich hat. Sie wissen nie, wer von dem Inhalt noch Kenntnis erlangt hat. Schreiben Sie deshalb in eine E-Mail nur Dinge, die Sie auch auf eine Postkarte schreiben würden. Für streng geheime Informationen ist eine E-Mail keinesfalls geeignet. o Da sich 98% aller Viren und Würmer per E-Mail verbreiten, achten Sie bitte darauf, dass Sie selbst einen guten Virenscanner verwenden, damit Sie nicht in die peinliche Situation kommen, einem Kunden einen Virus geschickt zu haben. o Last but not least: Wenn Sie als Chef nicht innerhalb von maximal 48 Stunden auf E-Mails antworten können, ist das sehr schlecht. 24 Stunden gelten als schnell, unter 12 Stunden als wirklich guter Kundenservice. Beachten Sie, dass E-Mails ein schnelles Medium sind und überraschen Sie Ihre Kunden hier positiv. Schnelle Reaktionszeiten werden Ihnen viele Aufträge verschaffen und das, bevor Ihre Konkurrenz überhaupt ein Angebot abgegeben hat… |
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