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Besprechungen |
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Besprechungen teile ich gerne in zwei Arten auf: Es gibt interne und externe Besprechungen, also solche, die Sie bei sich im Büro mit Ihren Mitarbeitern durchführen und solche, zu denen Sie von Kunden gebeten werden. Fangen wir mit den internen Besprechungen an. Bestimmt haben Sie das auch schon öfters erlebt: Viele Besprechungen dauern zu lange, sind schlecht vorbereitet, langweilig und echte Zeitfresser. Auch wissen die Beteiligten am Konferenzende oft nicht, wer jetzt was zu tun oder zu lassen hat. Machen Sie es besser, indem Sie ein paar einfache und wichtige Punkte für Ihre hausinternen Konferenzen beachten: o Führen Sie regelmäßige Besprechungen durch. Es ist nicht gut, wenn alles immer nur zwischen ‚Tür und Angel’ abgesprochen wird. Auch wenn Sie nur einen einzigen Mitarbeiter haben: Setzen Sie sich regelmäßig mit ihm zusammen. Reservieren Sie sich diese Zeit exklusiv, das bedeutet, Sie gehen nicht ans Telefon und lassen sich auch sonst nicht stören oder ablenken. o Ein guter Rhythmus dürfte in den meisten Fällen einmal pro Woche sein. Sie können (kurze) Besprechungen auch öfters ansetzen, weniger als einmal pro Woche ist meist nicht empfehlenswert. o Besprechungen mit dem gleichen Inhalt sollten stets zur gleichen Zeit und am gleichen Ort durchgeführt werden. So können sich alle Beteiligten darauf einstellen. Es entwickelt sich ein fester Rhythmus, der sich vor allem für alle Routineaufgaben eignet. o Für kreative Meetings (an denen Ideen und neue Problemlösungen gefragt sind) sollten Sie eher die Orte wechseln und die Zeiten variieren. o Stellen Sie sicher, dass der richtige Personenkreis an den Besprechungen teilnimmt. Gehen Sie die Teilnehmer im Kopf durch und stellen Sie sich zu jeder Person die Frage: Warum soll er oder sie an dieser Besprechung teilnehmen? o Als nächstes fragen Sie sich, ob Sie noch gerne jemand dabei hätten, der bis jetzt gefehlt hatte und laden Sie dann entweder ein oder auch aus. Es ist wichtig, dass Sie dafür sorgen, dass nur die Menschen an Besprechungen teilnehmen, die dafür auch notwendig sind. Im Zweifelsfall halten Sie den Kreis eher zu klein, als dass Sie ihn zu groß werden lassen. o Keine Besprechung ohne Tagesordnung. Dieses eiserne Gesetz gilt es fast zwingend zu beachten. Als Chef ist es Ihre Aufgabe, die Punkte, die besprochen werden müssen, auf die Tagesordnung zu setzen. Lassen Sie sich aber auch Vorschläge von Ihren Mitarbeitern machen. o Die Tagesordnung muss jedem Teilnehmer zwei Tage vor der Konferenz bekannt sein, sonst kann sich keiner darauf einstellen. o Stellen Sie eine große Uhr auf den Konferenztisch und halten Sie die veranschlagten Zeiten ein. Machen Sie etwas Dampf und nehmen Sie sich vor, die angesetzten Zeiten zu unterbieten. So merken Ihre Mitarbeiter, dass Zeit Geld ist und alle kommen schneller auf den Punkt. o Es kann auch hilfreich sein, einmal den Stundenlohn der Teilnehmer zusammen zu rechnen, um zu wissen, was eine Stunde Ihrer Konferenz wirklich kostet… o Es kann auch gelacht und gescherzt werden, aber achten Sie darauf, dass es nicht erst eine halbe Stunde dauert, bis man dann doch endlich anfängt… o Noch ein Tipp: Eine Besprechung kann auch durchaus nur 20 Minuten dauern. Länger als drei Stunden zu tagen halte ich für unproduktiv. o Getränke ja, Essen nein. Bei einer Besprechung gehört kein Essen auf den Tisch, außer Sie treffen sich bewusst zum Frühstück. Ansonsten lenkt es nur ab und die Aufmerksamkeit gleitet in Richtung der leckeren Schnittchen ab. o Wenn Sie einen Mitarbeiter loben möchten, tun Sie das am besten immer öffentlich. o Haben Sie einen Mitarbeiter zu kritisieren, tun Sie das stets unter vier Augen. Man stellt dann keinen öffentlich bloß. o Sie sind dafür verantwortlich, dass die Aufgaben, die Sie verteilt haben, auch verstanden worden sind. Lassen Sie sich am besten immer von Ihrem Mitarbeiter wiederholen, was jetzt genau seine Aufgabe ist. Umfangreiche Aufgaben sollten Sie sogar stets schriftlich weitergeben. o Am Ende jeder Konferenz sollte es etwas Zeit für neue Ideen, Kritik, Vorschläge und Fragen Ihrer Mitarbeiter geben. Halten Sie diesen Teil der Besprechung lebendig und hören Sie genau hin. Oft kommen so ganz tolle und richtungweisende Ideen auf den Tisch. Aber wie gesagt: Sie als Chef müssen dafür Zeit und Raum zur Verfügung stellen. Kommen wir nun zu den externen Besprechungen. Dabei werden Sie merken, dass es genau die gleichen Probleme gibt, wie vorher geschildert. Nur haben Sie hier den Ablauf nicht im Griff, da Sie ja ‚nur’ zu den eingeladenen Teilnehmern gehören. Aber Sie können dennoch ein paar Dinge tun: o Das Beste wäre natürlich, wenn Sie dem Leiter der Besprechung einmal dieses Buch ausleihen oder es ihm oder ihr schenken. Es kann gut sein, dass Sie so das beste Ergebnis erzielen und es fortan zügiger geht. o In jedem Fall sollten Sie auch für externe Besprechungen einen (eigenen) Plan mitbringen, auf dem steht, was Sie bei dieser Besprechung für sich erreichen möchten. o Wenn es allzu lange dauert und sich die Stunden nur so hinziehen, können Sie auch darum bitten, dass die Punkte, für die Ihre Anwesenheit erforderlich ist, zuerst abgehandelt werden, um danach einfach früher gehen zu können. o Das müssten Sie dem Leiter der Konferenz allerdings vorher sagen, damit sich dieser darauf einstellen kann. Natürlich ist das nicht die allererste Wahl, aber manchmal bleibt einem nichts anderes übrig, als zu dieser Lösung zu greifen. o Ganz generell können Sie auch einmal abklären, ob Ihre Anwesenheit wirklich erforderlich ist. Besonders in Behörden und großen Betrieben wird ja manchmal den ganzen Tag nur geredet, das können Sie sich als Chef einfach nicht leisten. o Versuchen Sie dafür einmal etwas Verständnis zu erwecken. Sie müssen es ja nicht so formulieren, wie ein Bekannter von mir, der einmal zum Leiter einer Behörde sagte: „Schau mal, Du bekommst Geld fürs Herumsitzen und Labern. Ich muss noch richtig arbeiten, deshalb muss ich jetzt ins Büro zurück…“ Wahrscheinlich hatte er sogar Recht, aber versuchen Sie trotzdem, es etwas netter zu formulieren ;-) |
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